Visita à Mariana trata da gestão de documentos públicos

Mariana,
05 de Setembro de 2016

A Câmara Municipal de Mariana promoveu o I Encontro Regional sobre Gestão de Documentos Públicos e ofereceu, no dia 25 de agosto, um minicurso ministrado pelo arquivista da Assembleia Legislativa de Minas Gerais (ALMG), Wendell Assis. O objetivo foi atualizar informações os funcionários do legislativo municipal e de câmaras e prefeituras da região sobre princípios e técnicas específicas para arquivar, conservar, organizar e guardar documentos.

“A importância de manter documentos arquivados é garantir que a história e a memória da Câmara Municipal estejam guardadas para a posteridade”, afirma Wendell. Ele destaca que alguns registros podem ser descartados após um determinado período, desde que estejam previstos no plano de classificação e na tabela de temporalidade a serem avaliados por uma Comissão de Avaliação Permanente de Arquivo.

Segundo Wendell, os maiores desafios encontrados em relação ao arquivo são o espaço para o armazenamento e o quadro pessoal, já que existe dificuldade em encontrar pessoas capacitadas ou empenhadas para exercerem a função. Ele propõe o uso da internet enfatizando que esse meio possibilita que o cidadão tenha acesso aos arquivos municipais diretamente da sua casa.

De acordo com a técnica em arquivo da Câmara de Mariana, Vanessa Alves, é importante levar esses conhecimentos aos servidores da Casa uma vez que a primeira gestão de documentos ocorre nos departamentos, antes de irem para o arquivo permanente. Assim, evita, por exemplo, a geração de uma massa documental inútil com várias cópias de um mesmo registro.

Além dos funcionários da Câmara de Mariana estiveram presentes também representantes das Câmaras Municipais de Ouro Preto, Ponte Nova, João Monlevade, Conselheiro Lafaiete e Itabira. Segundo a arquivista da Câmara de João Monlevade, Mércia Cardoso, o encontro além de ter proporcionado uma troca de experiência sobre o assunto, auxiliará nas suas atividades diárias. “O curso foi muito enriquecedor, com certeza irei voltar para casa com uma bagagem maior do que vim”, concluiu.